Viele erinnern sich bestimmt noch: Das PDF-Format galt früher als „nicht veränderbar“. Genau das war damals auch der Grundgedanke. Man wollte Dokumente erstellen und verschicken, die überall gleich aussehen und die der Empfänger nicht ohne Weiteres bearbeiten kann.
Heute ist das allerdings anders: Mit Programmen wie zum Beispiel dem Adobe Acrobat Reader kann man Formulare ausfüllen, Textfelder ergänzen oder sogar digital unterschreiben. Manche PDF-Dateien lassen sich komplett bearbeiten, fast so, als wären es Word-Dokumente.
Widerspricht sich das? Ja und nein. Man kann sagen, die ursprüngliche Idee der PDF-Datei hat sich mit den Jahren einfach weiterentwickelt. PDF bleibt weiterhin ein Format, das Inhalte zuverlässig darstellt, egal ob auf Computer, Tablet oder Smartphone, egal ob Windows, Android, oder in der Apple-Umgebung. Eine PDF kann überall identisch dargestellt werden. Aber gleichzeitig hat man gemerkt, dass viele Menschen zusätzliche Interaktion brauchen: Formulare zum Ausfüllen, Verträge für digitale Unterschriften, Freigaben am Bildschirm oder das Hinzufügen von Textfeldern. Deshalb wurden über die Jahre Funktionen ergänzt, mit denen PDFs gezielt bearbeitbar sind – allerdings immer nur in dem Rahmen, den der Ersteller der Datei erlaubt.
So gibt es heute zum Beispiel:
– Schreibgeschützte PDFs (nicht veränderbar)
– Ausfüllbare Formulare (nur bestimmte Felder sind bearbeitbar)
– Vollständig bearbeitbare PDFs (ungeschützt, vom Ersteller freigegeben)
Die Grundidee des Formats bleibt also bestehen, nur die Möglichkeiten sind praktischer geworden.
PDF-Dateien am PC öffnen
Wenn kein spezielles PDF-Programm am Computer installiert ist, werden PDF-Dateien oft mit dem Browser geöffnet. Dieser kann PDFs nämlich ebenfalls anzeigen. Das funktioniert zwar, bietet aber nur wenige Grundfunktionen (nur: betrachten und ausdrucken). Viel praktischer ist es, ein eigenes Programm wie den Adobe Acrobat Reader auf dem PC zu haben. Damit lassen sich PDF-Dokumente nicht nur zuverlässiger öffnen, sondern auch leichter vergrößern, durchsuchen, ausfüllen oder digital unterschreiben. Selbst wenn man PDFs nur liest, ist ein eigenes PDF-Programm oft komfortabler und übersichtlicher als die Anzeige im Browser. Der Adobe Acrobat Reader ist wohl das bekannteste PDF-Programm der Welt und er ist kostenfrei verfügbar. Man muss bei der Installation aber aufpassen, denn es gibt auch kostenpflichtige Varianten. Hier unser passender Film dazu:
PDF-Dateien bearbeiten
Mit dem Adobe Acrobat Reader kann man PDF-Dateien sehr einfach bearbeiten. Am sinnvollsten ist dabei wohl die Funktion, eigenen Text zu einem PDF-Dokument hinzuzufügen oder das Dokument an entsprechenden Stellen auszufüllen. Wir haben einen Film für Sie erstellt, in dem wir vorführen, wie das funktioniert:
PDF-Dateien digital unterschreiben
Mit dem Adobe Acrobat Reader kann man PDF-Dateien sogar digital unterschreiben – also signieren. Dafür gibt es verschiedene Wege. Man kann entweder eine eingescannte Unterschrift verwenden, die man als Bild auf dem Computer vorliegen hat, oder man kann mit der Maus eine Signatur hinzufügen. Diese kann dann später beliebig in Dokumente eingefügt werden. Eine kleine Vorwanung: Das Unterschreiben mit Hilfe der Maus und dem Mauszeiger ist sehr ungewohnt und dabei entsteht oft eine digitale Unterschrift, die der eigenen nicht-digitalen Unterschrift nicht sehr ähnlich ist.
Bitte informieren Sie sich außerdem unbedingt vor dem Unterschreiben eines solchen Dokuments, ob eine digitale Unterschrift ausreicht. Manchmal wird dies nicht akzeptiert und man muss die Datei ausdrucken und tatsächlich von Hand unterschreiben. Es kommt also darauf an, von wem man das Dokument erhalten hat und wer die Unterschrift verlangt. Auch dazu haben wir einen Film erstellt: