E-Mails werden normalerweise nur als Kopie auf den Computer heruntergeladen, das “Original” verbleibt auf dem Server des E-Mail-Anbieters liegen. Der Vorteil dabei ist, dass wir mit vielen verschiedenen Geräten auf unsere E-Mails zugreifen können. Auch vom Smartphone, vom Tablet oder von einem fremden Computer aus können wir unser E-Mail-Postfach auf diese Weise abrufen. Alles ist überall auf dem gleichen Stand. Man spricht vom Synchronisieren, lesen Sie dazu auch unseren ausführlichen Beitrag im Archiv.

Es gibt aber einen Nachteil: Irgendwann ist der kostenfreie Speicherplatz beim E-Mail-Anbieter voll.

Wie groß der kostenfreie Speicherplatz ist, das hängt vom Anbieter ab. Dabei gibt es recht große Unterschiede. Anbieter wie GMX, Web.de und T-Online bieten standardmäßig kostenfrei nur 1 GB an, während Gmail mit kostenfreien 15 GB lockt. Bei Google wird der Speicherplatz allerdings auch noch für andere Anwendungen gebraucht, sofern man diese verwendet (zum Beispiel “Google Fotos”). Bevor der Speicherplatz aufgebraucht ist, erhält man in der Regel vom E-Mail-Anbieter eine Nachricht, in der man darauf hingewiesen wird, dass der Speicher langsam knapp wird. Man hat dann noch genug Zeit, zu handeln. Doch was ist zu tun? Es gibt drei Möglichkeiten:

 

1. Mails löschen

Die meisten Menschen beginnen instinktiv mit dem Löschen von E-Mails, wenn sie die Nachricht von einem vollen Postfach erhalten. Selbstverständlich kann man auf diese Weise Speicherplatz freischaufeln. Das Löschen von einzelnen Mails ist aber mühsam und manchmal auch ärgerlich, weil man viele Mails sicher gerne behalten möchte. Drei Dinge sollte man dabei immer beachten: Eine Mail, die aus reinem Text besteht, fällt quasi nicht ins Gewicht. Man müsste abertausende E-Mails löschen, um einen winzigen Effekt zu verspüren. Es sind vor allem die E-Mails mit großen Anhängen (Fotos und insbesondere Videos), die man löschen sollte. Sie verbrauchen deutlich mehr Speicherplatz. Mit dem Löschen wird das Problem meistens aber nur kurzfristig gelöst, nach einiger Zeit ist der Speicher wieder voll.

Levato-Tipp: Die meisten Menschen denken beim Löschen nur an den Posteingang und löschen nur empfangene Mails. Normalerweise werden aber auch alle gesendeten E-Mails in einem speziellen Gesendet-Ordner aufgehoben. Nicht selten verbergen sich hier noch Unmengen alter E-Mails, die reichlich Speicherplatz belegen und häufig nicht mehr gebraucht werden. Und zuletzt gilt es zu beachten, dass die meisten Postfächer einen eigenen Papierkorb haben, in dem alle gelöschten E-Mails zunächst weiterhin aufgehoben werden. Erst wenn dieser Papierkorb geleert wird, wird der Speicherplatz wirklich freigegeben. Nach dem Löschen der E-Mails muss also der Papierkorb geleert werden, erst dann ist ein Effekt spürbar.

 

2. Mails auslagern

Eine kostenfreie Möglichkeit, das Postfach “frei zu bekommen”s, ist das Auslagern von Mails auf den Computer. Dieser Weg funktioniert aber nur, wenn Sie die Mails am Computer mit einem E-Mail-Programm abrufen. Wir empfehlen dafür Thunderbird. Denn im E-Mail-Programm ist es möglich, sogenannte “Lokale Ordner” anzulegen. E-Mails, die in solche Lokalen Ordner bewegt/verschoben werden, befinden sich zukünftig nicht mehr auf dem Mail-Server Ihres E-Mail-Anbieters (und verbrauchen dort also keinen Speicherplatz mehr), sondern “lokal” auf dem Computer, im E-Mail-Programm. So wird entsprechend Speicherplatz auf dem Mail-Server frei und die Meldung des “vollen Speichers” verschwindet wieder für eine Weile. Nachteil: Sie können diese Mails danach ausschließlich auf dem Computer anschauen, nicht mehr auf anderen Geräten wie Smartphone oder Tablet und auch nicht mehr über den Webzugang Ihres E-Mail-Anbieters.

Tipp: In unserem Kurs zu Thunderbird finden Levato-Mitglieder viele Filme, unter auch zu lokalen Ordnern. Der Kurs wurde es kürzlich komplett überarbeitet und aktualisiert: Hier geht es zum Kurs.

 

3. Speicherplatz erweitern

Die leichteste und schnellste Möglichkeit, bei der Sie alle E-Mails behalten und nichts auslagern müssen, ist das kostenpflichtige Erweitern des Speicherplatzes beim E-Mail-Anbieter. Alle E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit an, Speicherplatz hinzu zu kaufen. Obwohl viele Menschen davor zurückschrecken, sollte man dies in Erwägung ziehen. Es handelt sich in der Regel nur um wenige Euro pro Monat. Die kleine Investition erleichtert den digitalen Alltag deutlich. Sie werden das “Problem” des vollen Speichers sofort und ohne Zusatzmühe los, können alle alten Mails behalten und Sie haben eine dauerhafte Lösung.

Wir haben einmal für Sie nachgeschaut, was zusätzlicher Speicherplatz bei bekannten E-Mail-Anbietern derzeit kostet:

Bei GMX erhält man standardmäßig 1 GB kostenfrei, für 3,99 € im Monat 5 GB Speicherplatz und für 6,49 € im Monat 10 GB Speicher. Dazu kommen noch weitere Vorteile, wie zusätzlicher Cloudspeicher, zusätzliche Mail-Adressen und zusätzliche Postfächer. Hier geht es zur Tarif-Übersicht von GMX.

Bei Web.de erhält man kostenfrei 1 GB Speicherplatz für die Mails. Für 3,99 im Monat gibt es Speicherplatz für bis zu 500.000 E-Mails, zudem weitere Vorteile wie zusätzliche Postfächer (bis zu 256) und 7 GB Cloudspeicher. Hier geht es zur Tarif-Übersicht von Web.de.

Bei T-Online erhält man für 2,95 € im Monat 15 GB Speicherplatz für die E-Mails. Der Tarif nennt sich “Mail M”. Hier geht es zum Tarif der Telekom.

Bei Gmail hängt der Speicherplatz immer mit dem Google-Konto zusammen, da hier noch andere Anwendungen auf den Speicherplatz zugreifen können. Für 1,99 € im Monat erhalten Sie bereits 100 GB, für 2,99 € sogar 200 GB. Dies ist mit Abstand das beste Preisleistungsangebot aller Anbieter. Hier geht es zur Tarif-Übersicht von Google.

Stand aller Angaben ist April 2024.

 

Fazit und Empfehlung

Oft werden wir in dieser Sache kontaktiert, viele Menschen haben verständlicherweise eine Abneigung gegenüber wiederkehrenden Kosten und Abos. Die Kosten für eine solche Speicherplatz-Erweiterung sind jedoch gering, das Abo ist meist monatlich kündbar. Man steckt also in keiner “Abofalle” fest und die Kosten sind überschaubar. Gleichzeitig ist die Leistung, die man für diesen Betrag erhält, im wahrsten Sinne des Wortes das Geld wert. Die oben geschilderten Alternativen, das manuelle Aussortieren und Löschen alter E-Mails oder das Auslagern der E-Mails, haben diverse Nachteile und kosten eine Menge Zeit und Mühe. Für den geringen Betrag einer Speicher-Erweiterung ist man nicht nur das akute Problem des vollen Speicherplatzes los, sondern man kann auch alle E-Mails behalten und wird das Problem dauerhaft los. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine solche kostenpflichtige Speicherplatz-Erweiterung Kopfschmerzen verhindert und Zeit spart.

 

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